Réadaptation digestive et nutritionnelle
Médecine – Réadaptation cardio-vasculaire
02.99.26.26.00

Assistant de direction

20/02/2022 | CDI

La Clinique Saint-Yves, gérée par l’Association Œuvres Augustines de Saint-Yves, est un établissement de santé privé d’intérêt collectif (ESPIC) de 152 lits et places de soins de suite spécialisés en nutrition et en réadaptation cardio-vasculaire. La Clinique compte 200 salariés représentant environ 170 ETP.

 Le poste

 Sous l’autorité et la responsabilité du directeur, l’assistant de direction assiste le directeur et par délégation, l’équipe de direction dans l’exercice de ses fonctions en respectant les règles de confidentialité. Il doit connaître et appliquer les protocoles et procédures en vigueur dans l’établissement et participe aux dynamiques de l’établissement (groupes projet, groupes de travail…).

 

 Missions principales

  • Organisation des rendez-vous, réunions.
  • Gestion de l’agenda du directeur.
  • Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques.
  • Réception, tri et ventilation de l’ensemble du courrier de la Clinique, quotidiennement.
  • Rédaction des courriers, des notes de service, des documents divers.
  • Réalisation du secrétariat, du suivi de certains dossiers et des rendez-vous du directeur en organisant et coordonnant l’activité et les moyens.
  • Préparation des éléments administratifs nécessaires aux instances et commissions
  • Rédaction de courriers relatifs notamment au traitement des dossiers individuels du personnel en lien avec le service ressources humaines.
  • Élaboration de notes, d’études, de documents relatifs à l’administration du personnel.
  • Classement et archivage des documents : courriers, notes, rapports.
  • Accueil physique des visiteurs à destination de la direction.
  • Préparation et suivi de dossiers
  • Veille et lecture critique des éléments de communication.
  • Gestion et suivi des messages de la boîte mail « Contact » de la Clinique
  • Prise de notes et rédaction de comptes rendus et procès-verbaux.
  • Comptes rendus de direction et autres instances : Conseils d’Administration, Assemblées Générales, réunion du service de nuit, Comité de pilotage, groupes de travail, bénévoles

Missions spécifiques

  • Participation aux recrutements et à la gestion des personnels de remplacement pour le service de l’administration en lien avec les responsables concernés
  • Suivi des fiches horaires-congés des équipes directement rattachées au directeur
  • Déclarations à l’assurance (chutes de patients, sinistres)
  • Centralisation, organisation et suivi de la signalétique globale la Clinique, en lien avec la direction et les responsables de service.
  • Centralisation, organisation, suivi et commandes des mobiliers de bureau de la Clinique, en lien avec la direction et les responsables de service.
  • Centralisation et suivi de la gestion des salles en lien avec la direction et les responsables de service.

Profil recherché

Expérience exigée de 5 ans minimum sur un poste équivalent dans un établissement de santé.

Formation initiale : BAC + 2 dans le secteur administratif/secrétariat de direction

Compétences :

  • Savoir-faire : maîtrise de l’orthographe, de la prise de note, de l’archivage de documents
  • Savoir être : adaptabilité, rigueur, organisation, autonomie

 


Postuler à cette offre :

    Champs obligatoires

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    Lettre de motivation (PDF ou Word)